Cos’è una Firma OTP e come funziona

La firma elettronica OTP, a oggi, è sempre d’aiuto a professionisti e aziende che si affidano a questo strumento digitale per trasformare in digitale tutti i documenti, e di conseguenza la burocrazia, per snellire le tempistiche, apportare vantaggi economici e, non meno importanti, ecologici.

Questo strumento è ancora poco conosciuto in Italia, ma siamo testimoni di un periodo storico che ci ha fatto capire che modificare i processi lavorativi e renderli più smart è un grande vantaggio per qualsiasi azienda.

Esistono diversi tipi di firme elettroniche e Yousign è una società europea con una grande autorità in tema di certificazioni: infatti il processo per apporre la firma è sicuro quanto semplice ed è impostabile un livello di sicurezza per ogni esigenza.

Ogni firma ha un suo livello di sicurezza, che si adatta a qualunque tipo di necessità da parte del firmatario. Infatti ogni firma viene legata a quanti passaggi di sicurezza ci vogliono per apporla e quindi si può decidere quale sia la complessità del sistema di verifica in base al tipo di documento che dovrà essere firmato. In sintesi la forza della firma sta nel grado di fiducia che la stessa fornisce per l’identificazione del firmatario e nella prova che quel determinato documento sia effettivamente firmato.

Yousign.com offre il caricamento in tempo reale del documento d’identità del firmatario, a cui è connessa univocamente la firma, dopo aver letto il documento, il firmatario dovrà poi dare una conferma della comprensione; un controllo dal sistema di generazione della firma, compresi i dati biometrici utilizzati per la creazione di quest’ultima verranno effettuati e così ci sarà una connessione univoca tra la firma e il documento firmato, infine un controllo dell’identità tramite l’utilizzo di codici per la Firma OTP è un ulteriore sicurezza che questo servizio ci permette di utilizzare.

Ma che cosa significa la sigla OTP? L’acronimo di parole inglesi, OTP, sta per One Time Password ovvero “password valida solo una volta”, questa password si riceve per SMS, mail o per un server di messaggistica collegato al numero personale. Il codice è composto da 4 o più cifre ed è valido per un’unica sessione di firma dopo che è stato generato e usato dal firmatario. La validità stessa del codice è ridotta, pochi minuti per inserire il codice nelle caselle presenti sul documento.

Questo passaggio spesso viene indicato come autenticazione a due fattori, questa è una metodologia molto semplice che viene utilizzata per confermare l’identità di un utente.

Passaggi simili sono presenti sia se si accede tramite l’app sia da pc, tramite sito web, e la procedura è semplice: basterà caricare il documento in formato PDF sulla piattaforma di Yousign, far partire il flusso approvativo e poi inviare la pratica al destinatario sempre tramite app, quest’ultimo dovrà solo cliccare sul link, leggere i documenti, e firmare tramite il codice OTP ricevuto per SMS.

I link per accedere ai documenti durano 24h e tramite l’app sarà velocissimo prendere visione del documento e firmarlo in pochi click. Scegliere il più alto livello di sicurezza è, ovviamente, consigliato per le grandi transazioni finanziare o per firmare documenti importanti, che potrebbero avere anche interessi legali.