Organizzare un evento aziendale a Roma: le soluzioni in outsourcing

Conferenze, meeting, riunioni, congressi, cena di gala, cocktail party per i clienti: gli eventi aziendali sono il biglietto da visita di un’impresa. Un incontro che rappresenta un po’ una festa e un po’ un lavoro, che cambia in base ai partecipanti e agli obbiettivi dell’evento stesso. Un mix tra intrattenimento, marketing e comunicazione che permette di coinvolgere un pubblico definito per raggiungere determinati scopi aziendali. Il business, infatti, può essere il primo obbiettivo dell’evento. Il ritorno di immagine, dunque, risulta essere utile e rilevante per un guadagno immediato.

Ma come progettare al meglio un incontro per raggiungere gli scopi prefissati? Ti forniamo alcuni consigli utili per organizzare un evento aziendale di successo.

Come organizzare un evento aziendale: consigli e suggerimenti

La fase del pre-evento è la più importante in quanto comprende la pianificazione e l’organizzazione dell’evento.

I passi da seguire per organizzare al meglio il tuo evento aziendale sono:

1. Fissare gli obiettivi. Primo passo fondamentale è porsi le giuste domande: perché’ riteniamo utile organizzare un incontro? Quali risultati vogliamo ottenere e quale organizzazione migliore si addice per il raggiungimento di tali scopi?
2. Budget. Altro aspetto importante da tenere in considerazione è quello di fissare un tetto di spesa in base al budget aziendale disponibile che influenzerà il genere di organizzazione che sarà possibile realizzare. Definiti gli obiettivi e la spesa complessiva, si procede con la pianificazione vera e propria.
3. Programmare con precisione. Per prima cosa si fissa una data precisa dell’evento, possibilmente con il dovuto anticipo in modo da permettere di pianificare e di organizzare tutto con calma e di dare agio ai partecipanti di essere presenti.
4. Pianificazione. Si prendono decisioni riguardo ai contenuti dell’evento, scanditi da un calendario degli appuntamenti o da una scaletta da seguire. Si scelgono i clienti, i partner e tutti e i partecipanti da invitare, inclusi le persone autorevoli del settore, gli eventuali intrattenitori e testimonial. Importante è non lasciare nulla al caso, ogni momento deve essere previsto in modo dettagliato. Inoltre è fondamentale precisare la durata dell’evento stesso: se sono previsti due o più giorni è utile trovare una struttura idonea che ospiti i partecipanti.
5. L’ultima considerazione ci porta alla fase successiva: scelta della location. Chiarite tutte le idee riguardanti lo scopo, i contenuti e gli invitati all’evento, è necessario scegliere con altrettanta accuratezza il luogo in cui si svolgerà l’incontro. Dovrà rispettare i requisiti specifici richiesti in modo da soddisfare tutte le necessità e per favorire la realizzazione dell’evento così com’è stato pianificato. Collegata alla location è la scelta dei fornitori. Il catering può essere offerto dal locale stesso oppure sarà necessario rivolgersi a fornitori esterni.

Un ultimo, ma non meno importante punto da tenere in considerazione, è quello di rendere l’evento emozionante: deve suscitare sensazioni positive, coinvolgere ed essere memorabile per essere considerato di successo.

A chi rivolgersi per un evento aziendale a Roma

Se non si ha il tempo necessario per organizzare o non si hanno le giuste competenze il consiglio è quello di non fare tutto da soli. È utile affidarsi a collaboratori esperti che sono parte del proprio team aziendale oppure esterni.

Le aziende che offrono servizi di pianificazione e organizzazione di eventi su Roma e provincia, come Nikal, si occuperanno della gestione completa degli eventi della tua impresa, tanto sul piano amministrativo che quello dell’intrattenimento. Nella sezione “organizzatori eventi Roma” è possibile trovare tutte le informazioni di cui si necessita.

Sono composti di un team internazionale specializzato, affidabili e precisi, guidati da un referente interno che è in grado di soddisfare tutte le esigenze del cliente. Tra i servizi che possono garantire troviamo: sponsorizzazione e comunicazione dell’evento, logistica, programmazione eventi, informazioni ai partecipanti, prenotazione alloggi, registrazione delle adesioni, organizzazione dei trasporti, supporto tecnico e molto altro ancora inerenti alle aree marketing, progettazione grafica e indagine sulla performance post-evento. Per di più i rapporti commerciali che queste aziende stipulano con i fornitori internazionali garantiscono un catering di alta qualità. Affidarsi a una squadra di esperti ci permette di evitare il rischio di uno stress eccessivo e di risparmiare un fattore importante come il tempo. Inoltre possiamo contare su una buona riuscita dell’evento. Delegare ad altri l’organizzazione risulta, in questi casi, indispensabile.